Каталог товаров:

Вопросы и ответы

«Абсолют»: вооружаем ваш офис

О том, что такое хорошо вооруженный офис и как этого достичь, мы беседуем с владельцем и директором компании «Абсолют» Сергеем Медведевым

 

– Сергей Владимирович, почему офис надо вооружать, и насколько уместна военная терминология применительно к бизнесу?

– Бизнес в сегодняшних условиях – это жесткая конкуренция за выживание. Давняя фраза про «джунгли капитализма» весьма актуальна. Тем более что глобальный экономический кризис очевиден, и задача любой компании – сохранить свои рыночные позиции благодаря более высокой производительности труда, а значит – и более конкурентоспособным ценам. Хорошо вооруженный офис – это офис, технологически приспособленный к максимальной эффективности своей работы.

Эффективность, производительность труда коллектива – основа и благоприятных рыночных перспектив самой компании, и доходов собственников, и высоких зарплат персонала. Если всего этого мы хотим достичь – надо вооружать офис, чтобы он наилучшим образом смог решить поставленные задачи. И военные сравнения здесь вполне уместны, поскольку в рыночной конкуренции всегда есть свои победители и побежденные. И, как в любом сражении, побеждает тот, что здесь и сейчас лучше вооружен.    

   

– С чего начинается вооружение офиса силами «Абсолюта»?

– С обсуждения назначения и задач офиса, которое мы проводим с нашими клиентами. Очень важно четко определить характер офиса и согласовать единое понимание его необходимости в том виде, который и должен обеспечить максимально эффективную работу коллектива компании заказчика. У каждого офиса – свои задачи. И, соответственно, свои решения. От того, насколько правильно мы понимаем специфику этих задач, во многом зависит то, насколько грамотно и оптимально они будут решены.

По большому счету, самый первый вопрос: а зачем данной компании нужен офис в принципе? По традиции большинство из нас привыкли воспринимать офис как явление, само собой разумеющееся. Десятилетия назад только в едином офисном пространстве коллектив предприятия мог выполнять все свои функции. Однако с развитием информационных технологий становится все более популярным формат дистанционной работы, «труда на расстоянии». Если человек обеспечен сразу несколькими видами средств качественной связи и в режиме реального времени имеет доступ к корпоративным компьютерным сетям, то он может плодотворно работать, находясь не только в офисе, но и за многие сотни километров от него. Однако для большинства компаний наличие офиса до сих пор является безальтернативным и наилучшим вариантом.

Почему? С ответа на этот вопрос и начинается вооружение офиса.          

 

– А как Вы сами, будучи собственником и руководителем компании с более чем двадцатилетним опытом успешной работы на рынке, отвечаете на этот вопрос?

– На мой взгляд, смысл существования офиса определяется несколькими ключевыми моментами. И каждый из них находит прямое воплощение в том, как и почему надо вооружать офис, относясь к нему как к высокоэффективному «боевому» подразделению, способному наилучшим образом решать все поставленные перед ним задачи.

Офис необходим потому, что его наличие позволяет оптимально управлять разделением труда, которое, в свою очередь, и является главным инструментом повышения производительности и снижения издержек в бизнесе. Почему люди объединяются в коллектив? Потому что совместными усилиями они могут сделать больше и лучше, чем поодиночке. Вооружать офис надо так, чтобы этот синергетический эффект работал по максимуму. И тут батальные сравнения вполне уместны: искусство боя – это когда артиллерия, пехота, танки и авиация поддерживают друг друга, выполняя свои собственные функции, из суммы которых и складывается общий успех.

Так и в офисе. Оптимизацией разделения труда надо управлять. На мой взгляд, здесь два ключевых момента: штатное расписание и рентабельность. Первое позволяет создать структурные основы синергетики, а второе – перевести их в плоскость коммерческого эффекта. Если нужные люди в нужном месте вооружены всем необходимым для максимальной рентабельности своего труда – ваша компания будет процветать всегда!      

 

– Можно ли сказать, что каждой единице штатного расписания должен четко соответствовать свой собственный комплект офисного оснащения? Конкретный перечень всего того, что работник должен иметь в своем распоряжении, чтобы эффективность его труда была максимальной? 

– Да, важно смотреть на эти вопросы не по бытовому принципу, где главное – стол и стул, а по производственному, где у каждого мастера должен быть свой собственный «чемоданчик с инструментами». Как у каждого бойца есть свой боекомплект. У каждой армии – свой арсенал. Воспринимая роль каждой штатной единицы в коллективе компании через призму соответствующего офисного инструментария, который в полной мере раскрывает потенциал этой единицы, руководитель или собственник бизнеса может гораздо легче, гораздо эффективнее управлять и штатным расписанием, и рентабельностью.

Функции, профессиональные компетенции – все это объективно отражается в специфике конкретного офисного инструментария, которой полагается конкретной штатной единице. В данном случае очень к месту словосочетание «орудия труда». Есть орудия – есть труд. Нет орудий – нет труда, по крайней мере, высокопроизводительного. 

       

– Не слишком ли это прагматичный подход? 

– А что плохого в прагматизме, который нацелен на высокую производительность офисного труда? На мой взгляд, именно высокая производительность – это главный ресурс того, чтобы для каждого специалиста в отдельности и всей компании в целом работа в офисе была максимально интересной и выгодной. Когда у вас все получается быстро, легко, много и качественно – вам интересно. Когда такие результаты позволяют получать хорошие деньги – интересно тем более.

Нацеленность на результат отнюдь не мешает и моральным составляющим: корпоративной культуре, комфортному ощущению себя на рабочем месте. Все это дополняет друг друга. И если возвращаться к теме вооружения офиса и его необходимости как такового, то именно корпоративная культура, единый стиль офиса, а также максимальная приспособленность рабочего места к оптимальному и комфортному выполнению служебных обязанностей определяют, главным образом, важность наличия офиса для любого бизнеса и для конкретного человека. А уровень корпоративной культуры и качество рабочего пространства каждого сотрудника – это во многом уровень и полнота офисного инструментария. В итоге грамотный прагматизм, важные моральные составляющие и высокие финансовые результаты образуют вполне гармоничное целое.  

 

– Вооружая офис, компания «Абсолют» ориентируется в первую очередь на собственника компании заказчика, ее руководителей или персонал? 

– Мы готовы вести содержательный и конструктивный диалог на всех уровнях. Если собственник или руководитель заинтересован в концептуальном проектировании своего офиса, мы всегда поделимся своим опытом и вариантами решений, которые, на наш взгляд, оптимальны применительно к тем конкретным задачам в работе офиса, которые он считает для себя наиболее значимыми. Перевести управленческие приоритеты в практику оснащения офиса всем необходимым – дело, безусловно, важное и нужное.  

Однако ключевую роль в вооружении офиса играет все-таки опрос сотрудников. Как показывает наша многолетняя практика, каждый из них очень трепетно, даже ревностно относится к своему рабочему месту, считая его своим персональным жизненным пространством. Как правило, здесь действует своеобразный закон территориальной неприкосновенности, который все в коллективе поддерживают, руководствуясь именно этим принципом. Даже в повседневной речи это проявляется очень отчетливо: «Любы нет на своем рабочем месте», «Это стол Василия»…

Для большинства людей важна стабильность, устойчивость. И каждый сотрудник обычно воспринимает свое рабочее место не как временное, а как постоянное. Поэтому для него чрезвычайно важно, чтобы все вопросы с оснащением его личного рабочего места всегда решались с его личным же участием, поскольку от этого зависит и его настроение, и результативность его работы.

В процессе вооружения офиса данный момент – ключевой. Именно человеческий фактор определяет очень многое. И мы в своей работе всегда тщательно его учитываем, помогая каждому сотруднику компании заказчика создать из своего рабочего места то уникальное пространство, в котором он будет чувствовать себя уверенно, полноценно и предельно функционально, даже в самой комфортной обстановке думая, прежде всего, о работе, ее оптимальном алгоритме, который обеспечит максимальные результаты.        

   

– Как на практике происходит опрос сотрудников? 

– У каждого действующего сотрудника компании заказчика – свои мнения, пожелания и необходимости. Как правило, он имеет довольно четкое представление о том, что именно и какого качества ему требуется для того, что обеспечить эффективный рабочий процесс. Самое важное здесь – планомерное и четкое совершенствование этого процесса. Даже в том случае, если сотрудник компании заказчика не знает о существовании каких-либо вещей, изделий и инструментов, используемых в мировой практике, свои собственные технологические потребности он осознает достаточно четко.

Отталкиваясь от этих потребностей, мы на основе своего опыта и рекомендаций производителей офисных товаров, принадлежностей и оборудования анализируем ситуацию, после чего предлагаем конкретные решения. Знакомим с мировыми тенденциями и модными трендами в решении подобных задач. Предоставляем конкретные образцы, которые помогают воочию увидеть все плюсы и особенности тех или иных новинок, появившихся на рынке офисных технологий, которые с каждым годом совершенствуются и развиваются.

Таким образом, для каждого сотрудника компании заказчика формируется полный и оптимальный набор рабочих инструментов с графиком восполнения расходных материалов и замены тех или иных элементов этого набора по мере его эксплуатации. Как показывает жизнь, любой человек настолько быстро привыкает ко всему хорошему и удобному, что затем уже и не мыслит себя без всего того, чем компания «Абсолют» вооружила его по результатам опроса и общения в ходе проекта всестороннего комплектования офиса.

 

– В каких конкретно ситуациях наиболее очевидно, насколько хорошо вооружен офис? 

– Что такое высокая производительность труда? Это максимум работы в минимум времени. Поэтому важны в первую очередь два момента: полнота функций и непрерывность процессов. Когда работа пятерых сотрудников не дает результата, потому что шестой не может найти документ, без которого данный этап коллективного взаимодействия не может придти к логическому завершению, это всегда потеря времени, нервов и денег. И чем нелепее ситуация – тем сильнее раздражение. 

Бывает, из-за отсутствия копеечного разделителя для бумаг нет возможности вовремя обнаружить нужный сертификат или регламент, и сделка на миллионы откладывается или даже срывается. Как известно, прочность любой цепи или системы определяется прочностью ее самого слабого звена. Поэтому хорошо вооруженный офис – это офис без слабых звеньев, которые способны остановить в самый неподходящий момент работу даже самого совершенного в целом механизма. Маленькая глупость может привести к большим проблемам. Чтобы в работе офиса не было глупостей, в ней не должно быть мелочей. По крайней мере, в плане отношения к каждому нюансу рабочего процесса.

Что касается непрерывности функционирования всего комплекса офисных технологий, то здесь главное место занимает правильное ведение документооборота. Это всегда надо учитывать, планировать и обеспечивать, настаивая на безукоризненности всех технологических процедур. К сожалению, привычка надеяться на авось и откладывать создание должного порядка на ближайший понедельник или на следующий квартал весьма живуча. Фирма может годами понимать, что с имеющейся в делах неразберихой пора решительно «завязывать», однако на практике ничего не менять к лучшему.

В принципе, такое безобразие не обязательно должно стать смертельным. Но приносить ненужные потери сил и времени, а значит – и денег, будет обязательно. А если в неделю компания, таким образом, теряет пару-тройку тысяч рублей, то лет за пять-семь эти потери выливаются в весьма и весьма солидные ресурсы. Ресурсы, которые в разовом порядке «выбросить на ветер» никому и в голову не придет. 

           

– Как чаще всего происходят эти потери? 

– О ситуации, когда работа целой группы специалистов над большим и важным проектом может быть парализована одной мелочью, незначительной на первый взгляд, я уже говорил. И беда в том, что какая это будет мелочь, где и когда она «выстрелит», «убивая» дело наповал, спрогнозировать практически невозможно. Поэтому лучше не допускать никаких неприятных мелочей в принципе.

Вторая типичная ситуация серьезных и хронических потерь – проблемы в преемственности рабочего процесса. Сотрудник уволился, получив всю причитающуюся ему зарплату, а после себя оставил ситуацию, в которой без него никто ничего найти не может. Что опять-таки парализует если не всю работу компании, то существенную ее часть. По большому счету, в этом случае зарплата данного сотрудника была не обоснована. За вред, который он нанес компании, наоборот, с него еще надо взять денег. И тут единственно возможное оправдание заключается в том, что зачастую столь плохое во всех смыслах положение дел – вина не столько конкретного человека, сколько организации в целом, где этой самой организации-то, получается, и не существует.    

Четкий порядок дел, когда все процедуры толком отлажены, опираясь на соответствующий оптимальный набор офисного инструментария, – это и постоянная эффективность работы «в моменте», и гораздо более легкая адаптация к служебным обязанностям каждого нового сотрудника, и достойное, без всяких моральных и материальных ущербов «сложение полномочий» его предшественником.

Идеальный порядок, конечно, сложно выстроить на практике. Но если есть желание и воля – сделать это можно. А если сделаешь, то экономические и психологические плюсы с лихвой оправдают все потраченные на это усилия.   

  

– Вы не считаете, что мобилизационный контекст нашего диалога может излишне напрягать часть потенциальных клиентов компании «Абсолют»? 

– В нашем разговоре о создании максимально эффективного офиса мне нравятся военные аналогии, поскольку они подчеркивают объективную важность задачи. Военная тематика отличается присущей ей критичностью уровней, поскольку вопрос надлежащего вооружения здесь – вопрос буквально жизни и смерти. Крайне острый вопрос.

В бизнесе степень критичности тоже весьма высока. Особенно сейчас, когда все рынки в состоянии перманентного кризиса наверняка не прокормят всех нынешних участников. Одни компании выживут, другие – нет. И «вооружаться» для выживания, согласитесь, надо. Ведь что может быть более актуальным, чем вопрос жизни и смерти?

На основе двадцатилетнего опыта работы компании «Абсолют» мы поможем конкурентоспособности вашего бизнеса, эффективно вооружив его всем необходимым!

– Какова последовательность действий, чтобы быстро и четко достичь этого результата? 

– Этап первый. Уточняем задачи офиса, специфику его необходимости как «боевой единицы». Конкретизируем термин «эффективность офиса» применительно к бизнесу конкретного заказчика.

Этап второй. Выясняем мнения, пожелания и потребности сотрудников компании заказчика. После чего формируем конкретные предложения, предоставляя образцы товаров, которые в данной ситуации являются наилучшими по функциональности, качеству и цене.

Этап третий. Ознакомившись с образцами, заказчик выбирает все, что ему нужно. Мы все это быстро и четко ему доставляем.

Этап четвертый. Поскольку для клиента становятся очевидными преимущества «хорошо вооруженного офиса», он входит во вкус дальнейшего развития этого процесса. Появляются новые пожелания, которые мы столь же оперативно и четко выполняем, усиливая оснащенность офиса уже по максимуму. 

Этап пятый. Поддерживая эффективность офиса на достигнутом высоком уровне, мы снабжаем заказчика всеми необходимыми расходными материалами.

В результате ваш офис – всегда во всеоружии!

 

 

«АБСОЛЮТ» – ДЛЯ ВАС

На вопросы клиентов компании отвечает ее владелец Сергей Медведев

 

Какие возможности «Абсолют» предоставляет своим клиентам?

Главное в любом бизнесе – раскрыть его потенциал. Мы делаем все, чтобы работа офиса наших клиентов была абсолютно комфортной и эффективной. Специализируясь на поставке товаров для офиса, мы стараемся профессионально делать свою работу. И благодаря этому наши клиенты получают возможность столь же профессионально делать свою, не отвлекаясь на «бытовые мелочи». Когда вся документация ведется понятно и четко, все оборудование исправно, нет сбоев и внезапных неприятных открытий, что «скрепки кончились» – тогда весь коллектив клиента эффективно работает на результат. 

Хорошо организованная работа офиса означает, что в каждый момент времени в нем есть все необходимое, и каждый предмет является удобным в использовании, качественно сделанным и предельно функциональным. Это и есть реальная поддержка эффективности бизнеса наших клиентов, его комфортности и конкурентоспособности. Только «хорошо вооруженный» офис может быть по-настоящему современным и высокопроизводительным.  

  

Что, на ваш взгляд, главное для клиентов «Абсолюта»?

Любой офис солидной компании – достаточно сложное хозяйство. Для успешной работы в нем должно быть множество необходимых и полезных предметов. Мы стараемся сделать это необходимое и полезное – эстетичным и комфортным. И нашим клиентам такая позиция очень близка. Им нравится, когда необходимые в работе офиса предметы являются красивыми и приятными в использовании. Потому что, только сделав необходимое приятным, делаешь жизнь гораздо более интересной, а работу – эффективной.

Путь к максимальной производительности персонала через функциональность, удобство, качество и эстетичность всех предметов для офиса – это наша общая дорога с клиентами к обоюдному процветанию. Это главная ценность, которую мы разделяем. И клиенты, по большому счету, ценят главным образом именно этот синтез, который позволяет им работать комфортно и эффективно. А значит – максимально успешно.

  

Как вы оцениваете степень доверия между «Абсолютом» и его клиентами?

Доверие – базовая ценность любого бизнеса. Для нас оно важно не только в традиционном понимании своевременности и обязательности оплаты товаров и услуг, но и в плане формирования оптимальных отношений с клиентами. Доверительные отношения – это отношения, способствующие развитию бизнеса, когда даже самые сложные задачи удается решить грамотно, оперативно и комплексно.

Бизнес – это весьма сложный механизм, где много различных деталей, нюансов и технологических цепочек. Чтобы все это гармонично работало, чтобы не случалось обидных срывов и помех, требуется полное взаимопонимание и доверие. В этом случае обе стороны готовы работать на результат, сведя к минимуму риск ошибок и гарантируя, что решение любой, самой трудной или нестандартной задачи будет идти динамично, профессионально и результативно. И все будет сделано качественно и точно в срок. 

   

Что есть бизнес для «Абсолюта» – чистая коммерция или искусство?

Элементы искусства в коммерции делают ее более притягательной и эффективной, интересной для потребителя. Каждому клиенту важно, чтобы к его запросам относились творчески, с душой. Ведь постоянное творчество и созидание – основа и успешного бизнеса, и успешных деловых отношений, и жизненных успехов в целом. 

Сотрудничество с клиентом – это всегда определенный образ взаимодействия, эксклюзивная модель, учитывающая особенности именно этого клиента. Тут все формируется из деталей и нюансов. И когда удается создать не просто образ, а образец отношений, которые радуют клиента, это всегда – и коммерческий, и творческий успех.

 

 

Авторизация